Emitir notas fiscais ainda gera dúvidas para micro e pequenos empreendedores. Por ser uma obrigação fiscal para quase todas as empresas, a emissão deste documento é uma das principais práticas em instituições e, por isso, ainda gera algumas dúvidas de como fazer essa função. Abaixo, segue um guia de como emitir nota fiscal, a importância e quais são os riscos que você poderá correr por não cumprir com a obrigação.

O que é uma Nota Fiscal Eletrônica?

Em primeiro lugar, é importante saber o que é. A Nota Fiscal Eletrônica é um documento oficial emitido por empresas, que é fiscalizada pelo governo e descreve a venda de produtos ou serviços.

Por que emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

Todas as empresas são obrigadas a emiti-la, com exceção das MEIs (somente as que não fazem vendas ou serviços para pessoas jurídicas). Acima de tudo, a Nota Fiscal Eletrônica é um instrumento de comprovar que seu negócio encontra-se regular com a Receita Federal e com os impostos municipais, estaduais e nacionais. Além disso, você poderá avaliar e contabilizar quanto pagou de impostos e quanto teve de faturamento. E mais: a Nota Fiscal Eletrônica fornecida para o consumidor garante direitos como devolução de produtos, garantia na compra e até solicitação de troca.

Quais são os riscos de não emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

Por outro lado, a não emissão da Nota Fiscal Eletrônica é crime de acordo com a Lei nº 8.846/94 e é considerada sonegação fiscal, podendo causar consequências negativas para sua instituição. Se possível, consulte um contador de confiança para estar seguro de que suas obrigações fiscais serão registradas corretamente.

Tipos de Notas Fiscais Eletrônicas

Sobretudo, existem alguns tipos de Notas Fiscais Eletrônicas e cada uma delas tem uma finalidade. Saiba a diferença entre os principais tipos de Notas Fiscais e suas siglas abaixo:

Nota Fiscal Eletrônica – NF-e

Serve para o registro da venda de algum produto. A Nota Fiscal Eletrônica é emitida por instituições do comércio. Ou seja, o imposto recolhido por ela é o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e é um imposto estadual.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônicos (NFS-e)

A NFS-e é emitida em todas as prestações de serviços efetuadas por uma empresa. O imposto recolhido é o ISS (Impostos Sobre Serviços) e tem responsabilidade de recolhimento dos municípios ou pelo Distrito Federal.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A NFC-e assinala a venda direta de serviço ou produto ao consumidor. Por isso, geralmente é uma das que mais se usam nas empresas varejistas. A NFC-e pode também ser substituída pelo cupom fiscal, aplicada como comprovante de venda.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Elaborado em 2012 com a finalidade de diminuir a demanda da papelada e de faturas dos motoristas. Otimiza o controle no processo de transportes rodoviários de cargas e garante que as informações contidas no CT-e estejam de acordo com os materiais transportados.

Como emitir uma Nota Fiscal Eletrônica – Passo a Passo

Agora eu você já conhece as diferenças entre as principais Notas Fiscais Eletrônicas, disponibilizamos o passo a passo para que você possa emitir suas notas fiscais de um jeito simples e prático:

1 – Descubra o tipo de nota fiscal que será emitida

Antes de tudo, saiba que é obrigatório que você saiba qual será o tipo de nota fiscal que você precisará emitir. Verifique qual Nota Fiscal Eletrônica corresponde com o que sua empresa está oferecendo ao seu cliente. Se for algum serviço, NFS-e. Vendeu algum produto? NF-e. Caso seja uma venda direta ao consumidor, a nota será uma NFC-e. E, dependendo do seu tipo negócio, você poderá te que emitir mais que uma dessas opções. Além disso, caso tenha alguma dificuldade para descobrir, consulte um contador para tirar dúvidas.

2 – Crie um cadastro nos órgãos competentes

Você precisará criar um cadastro em sites oficiais dos órgãos competentes. Por exemplo, caso precise emitir uma NF-s, você precisará se cadastrar no site da Prefeitura ou se for uma NF-e, o cadastro deverá ser feito na SEFAZ (Secretaria da Fazenda do Estado). Como cada estado ou cidade tem sua legislação, é importante que você consulte algum contador para retirar suas dúvidas. Além disso, o cadastro geralmente é feito de forma simples e online e são exigidos poucos documentos, como o CPF ou RG do dono da empresa e o contrato social.

3 – Obtenha um Certificado Digital

O Certificado Digital é um documento eletrônico que atende pessoas jurídicas e pessoas físicas. Ele certifica a autenticidade e garante segurança nas transações online. Segundo o site da Receita Federal, o certificado será obtido junto à Autoridade Certificada que é credenciada pela ICP – Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), deverá ser obrigatoriamente do tipo A1 ou A3 e conter o CNPJ de um dos estabelecimentos da empresa. Por fim, entenda as diferenças entre eles:

• O A1 fica armazenado no sistema direto de forma online. Ou seja, fica em softwares de gestão na nuvem. Com isso, não precisa de armazenamento em locais externos. Portanto, é o mais indicado pela simplicidade e segurança.
• No A3, é preciso que o certificado esteja conectado em alguma ferramenta externa como em HDs ou pen drive quando o usuário for emitir suas notas fiscais.

4 – Conte com um software para a emissão

Para conseguir fazer a emissão da Nota Fiscal Eletrônica de sua preferência, você irá precisar de um software para fazer a emissão. Existe algumas opções gratuitas, como é o caso da oferecida pela SEFAZ. Vale investir em opções pagas de sistemas de gestão para o seu negócio, já que são mais completas, práticas, automatizadas e que ajudarão seu negócio em outras obrigações fiscais.

5 – Emitir suas Notas Fiscais

Por fim, depois de passar por todas as etapas, é a hora de fazer a emissão das suas notas fiscais eletrônicas. Procure e clique em “Emitir NF-e/NFS-e” ou em algum atalho semelhante no sistema que você está usando. Insira as informações sobre a sua empresa, venda e seu cliente. Como resultado, o sistema dará uma chave de acesso e um número exclusivo para consulta dessa Nota Fiscal Eletrônica que foi emitida.

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O Sistema K2 é um programa de gestão empresarial integrado. Composto de módulos como compras, faturamento, estoque, que facilitam a integração entre os departamentos, aumentando a produtividade nos processos, reduzindo custos, gerando confiabilidade e segurança nas informações. Sendo assim, é uma ferramenta simples e prática, ideal para gerencia e controle de sua empresa ou negócio. 100% em conformidade com a legislação fiscal, com emissor próprio da NF-e, e atendendo obrigações acessórias como Sintegra, SPED entre outros. Por estar presente na versão Desktop, Web e Mobile, é altamente seguro.

Principais Funcionalidades do ERP Sistema K2:

• Multi-empresa e multi-usuário (sem limite de usuários por licença);
• Conciliação bancária (OFX e Open Finance);
• Emissão NF-e / NFS-e;
• Banco de dados: Firebird/MySQL;
• Interface simples, fácil e intuitiva;
• Emissão de relatórios (direta pelo Sistema K2), sem necessidade de softwares de terceiros;
• Relatórios salvos em PDF ou exportados para Word, Excel, entre outros;
• Ferramenta para criação de relatórios pelo próprio usuário;
• Geração arquivos: Sintegra e SPED Fiscal EFD Contribuições;
• Integração com sistemas contábeis, através de exportação de arquivos por layout e ou arquivos de Notas Fiscais XMLs (Entrada e Saída);
• NF-e Fornecedores Download / Baixa XMLs;
• Controle e Faturamento de Contratos;
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